Gmail: enviando arquivos grandes usando o Google Drive

Os servidores de email podem rejeitar emails que ultrapassem um determinado limite de tamanho devido a anexos de email incluídos no email. O limite geralmente está na região de 20 megabytes, mas é definido pelo provedor de email, o que significa que pode ser mais ou menos no seu caso. O problema aqui é que essa é uma variável personalizada, o que significa que você pode ter problemas de email retornados porque o provedor de email de recebimento tem um limite de tamanho menor que o seu.

A Microsoft, há algum tempo, introduziu opções em seus produtos de correio para usar o armazenamento SkyDrive. Em vez de anexar arquivos com os emails, você está anexando apenas links apontando para esses arquivos no SkyDrive com o email. Os benefícios estão aí:

  • O destinatário pode recuperar o email mais rapidamente e decidir se deseja fazer o download dos anexos ou não
  • Você tem tempo para atualizar os arquivos no SkyDrive antes que o destinatário faça o download deles
  • Você pode fazer o upload de arquivos maiores de uma só vez, sem precisar usar vários emails para dividir os arquivos, evitando correr para o limite.

Há alguns dias, o Google anunciou que também adicionaria a opção de usar o Google Drive ao enviar e-mails com anexos no Gmail. O recurso acabou de ser ativado na minha conta e eu gostaria de orientá-lo no processo. Observe que estou usando a nova janela de composição e não a antiga.

Para começar, clique no botão de composição no canto superior direito da tela. A nova janela de composição deve aparecer. A barra inferior que começa com o botão enviar lista o ícone do anexo. Passe o mouse sobre ele para ver as opções disponíveis.

Selecione a opção "Inserir arquivo usando o Drive" com o botão esquerdo. Uma janela de sobreposição aparece que você pode usar para o processo. A barra lateral esquerda exibe vários locais que você pode usar para escolher arquivos, incluindo arquivos do sistema de computador local, arquivos que já estão no Google Drive, arquivos compartilhados, com estrela ou selecionados recentemente.

Se você deseja selecionar arquivos do seu computador local, use arrastar e soltar para empurrá-los para a janela ou o navegador de arquivos. Depois de concluir a seleção, você pode pressionar o botão de upload para fazer o upload dos arquivos para o Google Drive.

Observe que você só pode selecionar uma opção de cada vez, para poder abrir a interface duas vezes se precisar fazer upload de arquivos do PC local e escolher alguns arquivos que já estão no Google Drive.

Você pode começar a preencher o e-mail normalmente. Os arquivos são verificados quanto a seus direitos de acesso quando você clica em enviar, e a tela a seguir pode ser exibida se o destinatário não tiver os direitos adequados para acessá-los.

A seleção padrão é permitir que os destinatários visualizem os arquivos. Você pode modificar o direito para que os destinatários possam comentar ou editar. Um clique em mais opções exibe informações adicionais importantes:

  • Qualquer pessoa com um link significa que mesmo os não-destinatários podem abrir os arquivos se eles tiverem o link. A vantagem aqui é que uma conta do Google não é necessária para acessar os arquivos
  • Destinatários deste e-mail - os destinatários devem ter uma Conta do Google. Isso protege os arquivos de serem acessados ​​por usuários não autorizados.

Os links no e-mail do destinatário levam diretamente ao Google Docs, onde eles podem ser acessados ​​diretamente se você tiver selecionado a opção "qualquer pessoa com um link" ou depois de fazer login em uma Conta do Google.